大學(xué)院校一站式網上辦(bàn)事大廳系統的設計與實現

    近幾年，随着高校信息化水平的不斷發展，很(hěn)多(duō)高校各類業務(wù)系統建設已經遍地開花(huā)，這些系統在推進無線(xiàn)化辦(bàn)公(gōng)、提高工(gōng)作(zuò)效率等方面起到了不少作(zuò)用(yòng)，但是這些業務(wù)系統是由不同的軟件供應商(shāng)提供的，且各自為(wèi)政，師生辦(bàn)理(lǐ)某一事項仍然需要跑到各自的業務(wù)系統中(zhōng)申請辦(bàn)理(lǐ)，同樣的基本信息數據存在重複填報以及信息填寫不規劃等問題，而且辦(bàn)事後的實時進度、辦(bàn)事時限等問題也很(hěn)難解決。為(wèi)改善師生服務(wù)體(tǐ)驗，解決相關難題，讓師生用(yòng)戶實現“最多(duō)跑一次”，建設一個業務(wù)協同聯動、辦(bàn)事方便快捷的一站式的網上辦(bàn)事大廳顯得尤為(wèi)重要。

1、高校信息化現狀

從高校信息化建設的經曆來看，從硬件設施建設階段到現在的智慧校園階段，雖然有(yǒu)得了一定的成果，但是存在的問題也不能(néng)忽視，這些問題具(jù)體(tǐ)表現在以下幾個方面。

1.1、缺乏頂層規劃

信息化建設過程中(zhōng)，往往存在着一個業務(wù)系統一個廠商(shāng)，而且建設的内容都是業務(wù)部門自己說了算。在實際過程中(zhōng)，由于不同廠商(shāng)的建設理(lǐ)念不一緻、建設邊界相對模糊、權責不明确，業務(wù)部門則是關注某個業務(wù)場景中(zhōng)的流程需要，并不會以校級層面來管理(lǐ)考慮這些問題，這樣一來，各業務(wù)系統産(chǎn)生的數據質(zhì)量就會低下，遇到需要某些數據支撐其進行決策或改善的時候，就提供不了高質(zhì)量的數據。各類分(fēn)散的數據還需要耗費大量人工(gōng)進行彙總統計，數據的準确率和及時性不能(néng)得到保證。每次都要進行重複工(gōng)作(zuò)，未能(néng)有(yǒu)效得到數據的積累效應。信息化建設部門需要站在全局角度做好頂層規劃顯得非常必要。

1.2、缺乏統一的開放支撐平台

目前高校的情況就是業務(wù)系統很(hěn)多(duō)，但是辦(bàn)事項仍然很(hěn)繁瑣。以學(xué)生請假為(wèi)例，需要在學(xué)工(gōng)系統中(zhōng)提出申請，然後還要由相關工(gōng)作(zuò)人員到教務(wù)系統、進出門系統登記，方便任課教師、保安(ān)查閱，一個事項需要重複和反複提交；若要查詢個人信息，也有(yǒu)多(duō)個出口，存在教務(wù)系統、學(xué)工(gōng)系統、離校系統查出來的信息不一緻，數據沒有(yǒu)實現共享。因此，為(wèi)了能(néng)更加方便師生快速辦(bàn)理(lǐ)事務(wù)、反饋問題，建設一個統一的開放支撐平台非常有(yǒu)必要。

1.3、缺乏個性化服務(wù)設計

目前，大部分(fēn)高校的業務(wù)系統主要是從管理(lǐ)者的角度來建設，而非教師、學(xué)生、社會人員等這些一線(xiàn)用(yòng)戶，因此，每個業務(wù)系統針對每個用(yòng)戶的界面都是一樣的，沒有(yǒu)根據每位用(yòng)戶的實際需求來推送消息和服務(wù)，用(yòng)戶體(tǐ)驗感差。學(xué)校信息化的評價體(tǐ)系不夠完善，反饋渠道不暢通，因此需要創新(xīn)建設理(lǐ)念，以用(yòng)戶需求為(wèi)中(zhōng)心，業務(wù)需求要從強調管理(lǐ)需求、部門需求轉變為(wèi)強調用(yòng)戶需求，讓用(yòng)戶不需要因為(wèi)辦(bàn)一件事項重複填報信息、反複進入不同系統，而隻要通過一個入口提交自己的需求；同時可(kě)以實時查看、跟蹤自己的事項進展和辦(bàn)理(lǐ)結果。

2、系統設計

一站式網上辦(bàn)事大廳是以流程引擎為(wèi)基礎，應用(yòng)信息化手段，以教職工(gōng)和學(xué)生為(wèi)主要服務(wù)對象，整合并優化高校管理(lǐ)流程服務(wù)資源的網上服務(wù)平台。網上辦(bàn)事大廳将高校各個業務(wù)部門之間的流程服務(wù)進行聚合和優化，為(wèi)廣大師生提供“一站式”的流程辦(bàn)理(lǐ)服務(wù)，讓數據多(duō)跑路，讓師生少跑腿。系統重點建設流程引擎服務(wù)和表單工(gōng)具(jù)服務(wù)，并以門戶平台的整體(tǐ)形象予以公(gōng)示。

第一層是服務(wù)層，是全校師生使用(yòng)網上辦(bàn)事大廳的快速入口，也是各項流程服務(wù)事項和公(gōng)共信息浏覽的彙集點，包括當前用(yòng)戶信息、各類通知公(gōng)告、系統推薦的服務(wù)事項、自定義服務(wù)、待辦(bàn)事項、已辦(bàn)事項以及我發起的事項等。系統會自動根據當前用(yòng)戶的角色顯示不同的信息，用(yòng)戶自己也可(kě)以設置不同的個性化界面，個性化事務(wù)的辦(bàn)理(lǐ)權限。系統支持電(diàn)腦版、移動版、微信公(gōng)衆号等多(duō)種終端的顯示。

第二層是業務(wù)層，這是辦(bàn)事大廳建設的重點内容，包括表單設計、流程構建、流程執行和流程監控等内容。表單和流程設計器用(yòng)于流程模闆的定義，流程執行業引擎根據流程模闆的定義控制流程執行。流程監控和管理(lǐ)提供帶外的流程控制，如督辦(bàn)、延期統計等功能(néng)。業務(wù)層還提供了與智慧校園其他(tā)應用(yòng)的接口，流程執行的結果數據通過接口交換到教務(wù)、科(kē)研、人事、學(xué)工(gōng)等各業務(wù)系統封裝(zhuāng)起來，讓用(yòng)戶不需要重複填寫信息，真正感知到“一站式體(tǐ)驗”。

第三層是數據層，主要存放流程模闆的定義數據和流程執行過程中(zhōng)的屬性數據集，并通過數據交換中(zhōng)心實現組織機構和用(yòng)戶信息的共享。

3、系統實現

系統基于B/S架構，采用(yòng)微服務(wù)開發框架，以流行的風格設計，界面更簡潔方便，終端适應性更強，并通過OAuth協議與微信公(gōng)衆平台對接，用(yòng)戶不需要安(ān)裝(zhuāng)特殊客戶端工(gōng)具(jù)，即可(kě)實現一次綁定自動登錄，随時随地的辦(bàn)理(lǐ)相關事項。系統以模闆技(jì )術為(wèi)基礎，通過動态定義的表單和流程步驟，實現流程的用(yòng)戶自定義擴展。

3.1、流程模闆

流程模闆是流程執行過程中(zhōng)顯示、接收用(yòng)戶輸入和控制流程走向的依據。實際上每個不同的事項對應一個流程模闆。模闆主要包括表單和步驟兩個組成部分(fēn)，表示用(yòng)于用(yòng)戶交互和數據采集，而步驟用(yòng)于控制流程的路由。由于每個事項的申請人員類型不同，将模闆與系統角色的關聯，隻有(yǒu)指定角色的用(yòng)戶才能(néng)發起指定的事項申請。事項的相關說明，包括注意事項、辦(bàn)理(lǐ)說明和提交材料等信息都設置在模闆信息中(zhōng)，并通過設置模闆對發起次數和并發進行控制。

3.2、自定義表單設計

從靜态角度看，流程可(kě)以看作(zuò)為(wèi)一系列屬性的集合，這些屬性是由發起者和中(zhōng)間的辦(bàn)理(lǐ)人員輸入的信息。系統用(yòng)自定義表單來組織管理(lǐ)屬性集合。由于流程的每個步驟都可(kě)能(néng)往流程添加數據，因此每個步驟都可(kě)以關聯一個表單。

表單設計是創建流程的第一步，也是數據輸入的源頭，表單由一系列字段組成，對用(yòng)戶輸入的信息進行統一的設計，表單的字段包括：字段名(míng)稱、輸入控件類型、可(kě)選項列表、默認值、是否必填、分(fēn)類、幫助提示等信息，其中(zhōng)字段名(míng)稱是顯示給用(yòng)戶看的名(míng)稱，分(fēn)類用(yòng)于給輸入表單進行劃分(fēn)區(qū)塊，幫助提示信息用(yòng)于給用(yòng)戶提供輸入的說明。

系統采用(yòng)自動的HTML控件生成技(jì )術，根據指定的輸入控件類型、可(kě)選項列表和默認值來動态生成表單。控件的類型包括文(wén)本框、多(duō)行文(wén)本框、數值框、單選框、多(duō)選框、日期、日期時間、附件等，對于單選和多(duō)選框用(yòng)戶可(kě)以通過可(kě)選項列表來定義各個選項。

為(wèi)了方便數據存取和統計，表單與物(wù)理(lǐ)表建立關聯，一個表單對應數據庫中(zhōng)的一個物(wù)理(lǐ)數據表，定義好表單的字段後，系統會自動在數據庫中(zhōng)生成相應的物(wù)理(lǐ)數據表和字段。流程執行過程中(zhōng)産(chǎn)生的數據就保存在物(wù)理(lǐ)表中(zhōng)，每個流程對應數據表的一條記錄。除了默認值和必填項的設置外，系統支持通過正則表達式和SQL語句的方式進行表單輸入數據的有(yǒu)效性驗證。

3.3、自定義流程設計

流程設計是整個辦(bàn)事大廳關鍵模塊。流程中(zhōng)主要包括節點和連接線(xiàn)，節點包括開始節點、控制節點、步驟節點和結束節點，其中(zhōng)開始節點和結束節點隻有(yǒu)一個，分(fēn)别用(yòng)于标識流程的起點和終點；控制節點用(yòng)于控制流程的走向；步驟節點是流程的各個步驟。為(wèi)方便動态增減流程節點和控制流向，設計了一個輕量型的可(kě)視化的流程定義工(gōng)具(jù)，可(kě)以根據實際需要進行可(kě)視化拖曳增減。

流程步驟主要包含步驟名(míng)稱、操作(zuò)提示、辦(bàn)理(lǐ)人員、輸入表單和數據校驗等元素。輸入表單與上述定義好的自定義表單進行綁定，辦(bàn)理(lǐ)人員在實際流程中(zhōng)可(kě)能(néng)出現多(duō)種情況，可(kě)能(néng)需要由某個崗位、某個部門或指定的人員辦(bàn)理(lǐ)，系統提供了智能(néng)的人員選擇器完成辦(bàn)理(lǐ)人員的自動選擇，辦(bàn)理(lǐ)人員選擇器是一個字符串描述，設計人員可(kě)以填寫角色名(míng)稱、部門名(míng)稱、指定用(yòng)戶或者流程屬性引用(yòng)等内容。

⑴角色：角色是多(duō)個用(yòng)戶的集合，代表特定的崗位或權限，角色可(kě)以由用(yòng)戶自定義，并為(wèi)用(yòng)戶指定角色，用(yòng)戶和角色是多(duō)對多(duō)的關聯關系。如果輸入角色的名(míng)稱，則系統将該角色對應的用(yòng)戶都選為(wèi)辦(bàn)理(lǐ)人員。

⑵部門：如果輸入的是某個部門的名(míng)稱，則該部門的人員都選為(wèi)辦(bàn)理(lǐ)人員。

⑶指定用(yòng)戶：需要某個指定用(yòng)戶辦(bàn)理(lǐ)時，可(kě)填寫用(yòng)戶的姓名(míng)，如果姓名(míng)存在重名(míng)情況，可(kě)填寫用(yòng)戶的編号。

⑷流程屬性引用(yòng)：流程屬性是用(yòng)戶在流程表單中(zhōng)輸入的内容，對于需要由申請或辦(bàn)理(lǐ)人員來指定的情況，可(kě)以輸入流程屬性的名(míng)稱，系統将屬性值作(zuò)為(wèi)人員選擇器，遞歸調用(yòng)前面的解析方式選擇人員。

在流程執行過程中(zhōng)，系統按從上到下的優先順序确定辦(bàn)理(lǐ)人員，未能(néng)找到辦(bàn)理(lǐ)人員的給出異常提示。對于多(duō)個用(yòng)戶同時辦(bàn)理(lǐ)同一步驟的情況，用(yòng)戶可(kě)在流程步驟上設置會辦(bàn)選項，如果未選擇會辦(bàn)，則其中(zhōng)一個用(yòng)戶辦(bàn)理(lǐ)完成後，同步驟的其他(tā)用(yòng)戶就不需要再辦(bàn)理(lǐ)。

跟程序設計類似，流程的執行也存在順序、分(fēn)支和循環結構。系統通過在流程節點之間添加控制節點來控制流程走向，控制節點通過控制條件和下一步驟的組合來定義分(fēn)支，未定義控制節點的按順序結構執行，如果分(fēn)支如果指向前導的節點，則構成了循環結構。控制條件是一個邏輯表達式，采用(yòng)SQL自帶的邏輯運算功能(néng)設計了動态的條件定義，設計人員可(kě)以填寫任何符合SQL規範的語句來進行判斷，并可(kě)引用(yòng)自定義表單中(zhōng)輸入的屬性值，例如【用(yòng)戶類型】=“教職工(gōng)”用(yòng)于判斷用(yòng)戶在表單中(zhōng)填寫的用(yòng)戶類型字段是不是教職工(gōng)。

3.4、流程的執行

流程模闆定義好後，用(yòng)戶選擇需要辦(bàn)理(lǐ)的流程模闆，由流程引擎創建流程的步驟，給申請用(yòng)戶顯示第一個步驟對應的申請表單，申請表單提交後根據流程的定義創建後續步驟，并根據辦(bàn)理(lǐ)人員選擇器獲取辦(bàn)理(lǐ)人員，每個步驟創建後，系統會通過微信消息通知辦(bàn)理(lǐ)人員，用(yòng)戶隻需點擊消息，即可(kě)打開流程的辦(bàn)理(lǐ)界面。

流程步驟的辦(bàn)理(lǐ)包括待受理(lǐ)、已受理(lǐ)和完成三種狀态，新(xīn)創建的步驟處于待受理(lǐ)狀态；用(yòng)戶點擊流程後，流程即處理(lǐ)已受理(lǐ)狀态，填寫該步驟對應的表單提交後即處理(lǐ)完成狀态，步驟完成後又(yòu)交給流程引擎創建後續步驟直接結束節點。用(yòng)戶的辦(bàn)理(lǐ)還可(kě)以進行退回、轉交和抄送等幾個操作(zuò)。退回操作(zuò)時由辦(bàn)理(lǐ)人員填寫退回的原因和選擇退回到哪一個前導步驟，系統停止創建後續步驟，并将前導步驟設為(wèi)待受理(lǐ)狀态，并向前導步驟的辦(bàn)理(lǐ)人發送辦(bàn)理(lǐ)通知；轉交操作(zuò)用(yòng)于将當前的步驟轉給另一個人辦(bàn)理(lǐ)，系統還支持預設辦(bàn)理(lǐ)轉移，在指定時間段内的所有(yǒu)任務(wù)都自動轉給指定人員；抄送實際上是向流程中(zhōng)添加額外的辦(bàn)理(lǐ)人員，但抄送步驟不影響主流程的執行，也就是說抄送步驟是否完成不影響整個流程的執行過程。

3.5、流程監控和分(fēn)析

當流程啓動後，由流程監控模塊對流程實例進行實時管理(lǐ)、查詢幹預和效率分(fēn)析等工(gōng)作(zuò)。從用(yòng)戶角度來說，需要實時了解自己提交事項的辦(bàn)理(lǐ)情況，包括有(yǒu)沒有(yǒu)通過審批、有(yǒu)沒有(yǒu)被忽略或者耽擱，系統提供了我申請的事項模塊，用(yòng)戶可(kě)以浏覽自己提交的所有(yǒu)事項及其辦(bàn)理(lǐ)進度，可(kě)以查看辦(bàn)理(lǐ)人員的辦(bàn)理(lǐ)意見和回複。從管理(lǐ)者角度來說，可(kě)以從全局角度監控各項事項流程狀态是否正常、流程設計是否合理(lǐ)、運行日志(zhì)是否異常、有(yǒu)沒有(yǒu)長(cháng)時間沒有(yǒu)處理(lǐ)的事項、有(yǒu)沒有(yǒu)用(yòng)戶提交什麽意見和建議。系統為(wèi)每個流程定義了流程管理(lǐ)員，流程管理(lǐ)員一般是每個流程對應業務(wù)部門的事項負責人。由流程管理(lǐ)員對關聯的流程監控，在流程監控模塊，可(kě)以查詢各個正在辦(bàn)理(lǐ)中(zhōng)的事項的進度和已辦(bàn)理(lǐ)時長(cháng)，可(kě)通過微信公(gōng)衆平台的模闆消息發送督辦(bàn)提醒。實際的流程運行過程中(zhōng)還可(kě)能(néng)出現已經辦(bàn)理(lǐ)完成的步驟但又(yòu)發現辦(bàn)理(lǐ)意見填錯的情況，這時可(kě)由辦(bàn)理(lǐ)人員作(zuò)退回操作(zuò)，也可(kě)由流程管理(lǐ)員對流程步驟進行回滾。系統提供辦(bàn)理(lǐ)次數統計用(yòng)于統計每個用(yòng)戶參于流程的次數；辦(bàn)理(lǐ)時長(cháng)統計用(yòng)于分(fēn)析每個用(yòng)戶或每個流程步驟的平均辦(bàn)理(lǐ)時長(cháng)；辦(bàn)理(lǐ)延期統計用(yòng)于查詢未按時完成辦(bàn)理(lǐ)的事項和辦(bàn)理(lǐ)人員。

4、結束語

一站式網上辦(bàn)事大廳是基于學(xué)校現有(yǒu)的業務(wù)系統，針對目前存在的問題進行資源整合，以“用(yòng)戶為(wèi)中(zhōng)心”，為(wèi)用(yòng)戶提供全天候的服務(wù)。在功能(néng)上可(kě)以做到及時推送消息，将被動使用(yòng)變成主動推送；也可(kě)以将同一事項的重複操作(zuò)轉變為(wèi)一鍵提交，同時能(néng)實時監控自己提交事項的審批人員、審批意見、辦(bàn)理(lǐ)進度以及相關結果；對于相應事項流程的設計、審批人員的表現都可(kě)以進行實時評價。接下來的工(gōng)作(zuò)，将進一步深入思考如何更好的在服務(wù)事項數量和質(zhì)量之間尋找平衡，如何更好的提高數據質(zhì)量，在數據決策過程中(zhōng)能(néng)起到關鍵作(zuò)用(yòng)。